Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Управление делами

Финансово-плановый отдел

Эпидемиологический отдел

Микробиологический отдел

…

В соответствии со структурно-хронологический схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

Дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом одного из признаков – номинального, хронологического, авторского, корреспондентского или предметно-вопросного.

В процессе распределения дел по схемам классификации необходимо соблюдать правила определения хронологических границ документов [28, с.

– дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

– планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

– перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

– дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов [15, п.

Как организуется хранение документов в архиве медицинской организации?

Все материалы, поступающие в архив медицинской организации, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:

а) быстрого нахождения документов для наведения справок;

б) научной обработки архивных материалов;

в) полной сохранности всех архивных материалов.

Для хранения историй болезней применяется хронологически-структурная схема.