Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата

Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на совещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа на количество совещательных часов. Запишите в таблицу данные.

Посмотрите:

? сколько вы в месяц проводите совещаний;

? сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;

? в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».

Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.

Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.

Сумма внушительная? Что делаем?

Сокращаем время – тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания – это еще не все.

Что еще идет следом за ними?

1. Нарушение дедлайнов.

Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.

2. Снижение мотивации команды.

Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.

3. Проект превращается в процесс.

Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.

4. Увеличивается вероятность форс-мажора.

Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.

Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.

Итак, с чего мы начнем?

1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают.

? Типы совещаний – утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания – «сериалы».

? Ранжирование по времени – плановые, незапланированные, планово-незапланированные.

Что в результате:

? Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться.

? Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат.

2. Рассмотрим механику планирования совещаний.

Планирование – уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты.

Что в результате:

? Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.