Справочник по делопроизводству

Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.

3.5. Организация обработки документированной информации

К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:

а) конвертацию;

б) миграцию;

в) доступ;

г) поиск;

д) использование;

е) хранение;

ж) уничтожение.

В результате выполнения процедур «а» – «е» документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).

Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование.

По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.

Глава 4 Методика разработки корпоративной системы управления документами

В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис.

Рис. 1.4.

Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:

а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.