Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т.

Ко 2-ой группе секретарей относятся:

• Секретарь на телефоне;

• Технический секретарь;

• Секретарь приемной;

• Секретарь офиса;

• Секретарь-референт;

• Офис-менеджер;

• Секретарь коллегии.

Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:

• Принимает заказы и сообщения;

• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.

Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.

Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:

• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;

• Осуществляет прием посетителей;

• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.

Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:

• Принимает и анализирует корреспонденцию;

• Готовит проекты документов и организует работу с ними;

• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;

• Координирует работу офиса.

Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.

Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.

Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов.