Личное дело работника

Это могут быть документы, которые отражают профессиональные достижения работника или повышение/подтверждение его квалификации, а также документы об изменении условий и оплаты труда:

– приказы о дисциплинарных взысканиях и/или награждении сотрудника;

– докладные, объяснительные записки;

– акты о прохождении аттестации;

– уведомления, дополнительные соглашения к трудовому договору.

– приказы о переводе сотрудника на другую должность, о совместительстве, о совмещении;

3) документы, подтверждающие завершение трудовых отношений работника с данным работодателем:

– заявление на увольнение;

– документы на увольнение при внешнем переводе (например, письмо-приглашение от нового работодателя);

– приказ об увольнении.

Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель обязан затребовать дополнительные документы от работников при трудоустройстве. Например, если работа связана с медикаментами или пищевыми продуктами. К этим документам относятся медицинская книжка (хотя она не включается в личное дело, но хранится отдельно у работодателя), документы об образовании, об отсутствии судимости (требуются при трудоустройстве в учебные заведения).

Т. е перечень документов, входящих в личное дело может быть регламентирован отраслевыми нормативно-правовыми актами.

В личное дело не включаются документы с разными сроками хранения (приказы, заявления об отпусках, отгулах, медицинские справки, больничные листы и тп.) и документы с персональными данными работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.

).

2.3. Работа с персональными данными при ведении личных дел

2.3.1. Положения и согласия на обработку персональных данных работника с учетом изменений в законодательстве

Работа с персональными данными и личными делами госслужащих регламентируется ст. 13 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (ФЗ 152) и другими нормативными актами (см. раздел 1, п. 1.2.).

Личное дело сотрудников коммерческих организаций формируется из документов, созданных самой организацией (предприятием, учреждением), чтобы не нарушить требования Трудового кодекса РФ и ФЗ 152.

А 1 сентября 2022 года в работе с перс. данными все компании обязаны учитывать новшества, внесенные Федеральным законом от 14.07.2022 №266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» (далее – ФЗ 266).

Работодатель сам определяет состав личного дела.