Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс психологии для отличной работы

Если у него не будет такой потребности, и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. Секретарь-референт обязан быть доброжелательным и пребывать в благодушном расположении духа, «домашнее настроение» ему следует оставлять дома, а на работу необходимо приходить с улыбкой на устах и заряжать всех своим хорошим настроением, как бы «кошки не скребли на душе».

Секретарь-референт представляет собой связующее звено между руководителем организации и остальными ее сотрудниками. Секретарь любой компании – это официальный представитель организации, а не частное лицо, поэтому его поведение должно быть соответствующим. Он должен поддерживать и отстаивать интересы своей фирмы. Ответственность за свое поведение – следующий психологический аспект деятельности секретаря.

Еще одним психологическим аспектом деятельности секретаря-референта является его координирующая роль в организации. Секретарь по своему служебному положению и статусу относится к вспомогательному персоналу, поэтому он не может руководить и самостоятельно принимать решения, однако ему отводится главенствующая роль в качестве активного помощника своего руководителя. Деятельность секретаря-референта должна быть направлена на сотрудничество, которое характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (других сотрудников, клиента, заказчика и др.

Психологи считают, что, изучая качества любого человека, нужно, по крайней мере, ответить на три вопроса.

1. Чего хочет данный человек? Что является для него привлекательным, к чему он стремится, что в жизни представляет для него наибольшую ценность? Это вопрос о его потребностях, направленности, стремлениях, интересах, чаяниях, идеалах, А в более узком смысле – вопрос о ценностной ориентации человека.

2. Что он может? Это вопрос о способностях и дарованиях работника; о приобретенных им знаниях, трудовых навыках, жизненном и профессиональном опыте.

3. Каким человек является? Это вопрос об индивидуальных социально-психологических качествах и моральном облике человека, о чертах его характера и темпераменте.