Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Подготовка к телефонному разговору

Ни для кого не секрет, что к переговорам в любой форме и любого формата необходимо готовиться заранее. И телефонные переговоры не являются исключением, поэтому к ним нужно готовиться не менее тщательно.

Основной особенностью и неоспоримым плюсом телефонного общения является возможность подготовиться к ним заблаговременно, продумав заранее все основные вопросы к собеседнику и записав их на бумаге: темы или пункты для обсуждения, возможные аргументы при возникновении возражений и т.

Даже если вопрос кажется очевидным, простым или незначительным, его все равно нужно записать на листе бумаги, т. к. во время телефонного разговора очень легко о чем-то забыть.

Лист бумаги или блокнот для записей, шариковую ручку или карандаш лучше положить в любом удобном месте перед глазами. Логичным будет разместить все на рабочем столе, около телефона, чтобы заглядывать в записи во время разговора и помечать ответы собеседника на них. Если звонок требует оперирования фактами и цифрами, нужно приготовить заблаговременно необходимые документы, данные отчетов и калькулятор.

Кроме того, лучше заранее позаботиться о быстром доступе к календарю, чтобы можно было оперативно назначать даты и время встреч, совещаний, а также указывать сроки начала и окончания проектов и т. п.

Для совершения звонка необходимо настроиться на позитив, говорить бодрым и уверенным голосом, обязательно улыбаясь в трубку при этом. Психологи утверждают, что улыбка чувствуется даже на огромном расстоянии и собеседник чувствует ее даже «по ту сторону телефона».

Шаг 2. Приветствие и представление

Специалисты считают, что в деловой среде исход телефонного звонка на 80 % зависит от его начала (приветствия) и окончания (завершения) разговора. Поэтому в самом начале телефонного звонка необходимо поприветствовать собеседника, назвав его по имени или по имени-отчеству, а затем представиться самому.

Для приветствия лучше использовать словосочетание добрый день, вместо здравствуйте, поскольку первое звучит позитивнее и доброжелательнее.

Во время представления необходимо назвать не только имя (имя-отчество) и фамилию, но и название компании. Например, Иванов Иван Иванович, компания «Строитель плюс»; Надежда Петрова, менеджер по продажам. Обойтись без названия компании можно только в том случае, когда звонки совершаются регулярно и абоненты хорошо знают друг друга.

Шаг 3.