Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

В одной небольшой, но динамично развивающейся воронежской строительной компании в ходе проводимых на предприятии закрытых тендеров процедура переторжки по регламенту могла проводиться любым удобным способом. Выбор способа оставался на усмотрение сотрудника, проводящего закупочную процедуру, при согласовании с директором по закупкам и снабжению.

Зачастую переторжка проводилась в мессенджере, при этом участникам процедуры разрешалось подавать свое улучшенное ценовое предложение, просто написав новую цифру в мессенджере, не оформляя дополнительных коммерческих предложений на фирменном бланке с синей печатью и подписью генерального директора.

При проведении переторжки подобным способом закупщик всего за несколько часов рабочего времени мог провести конкурентную процедуру, получить окончательные ценовые предложения всех участников, на основании которых подготовить сводную таблицу предложений и выложить ее в группу того же мессенджера «Тендерный комитет» для коллективного подведения итогов тендера.

Подобный, либеральный подход в компании повышал динамику проведения каждой конкретной закупочной процедуры. Помимо этого, отсутствие в компании заформализованности подходов и процессов, в том числе и закупочной деятельности, позволяли компании достигать оперативности в работе.

Согласно статистике, один инженер по закупкам в этой компании проводил в месяц от 20 до 46 тендеров, инженер по снабжению – от 27 до 45 конкурентных процедур по мелким текущим заявкам, каждая из которых оформлялась конкурентным листом и предоставлялась в адрес вышестоящего руководства.

Для сравнения: в других небольших воронежских строительных компаниях проводилось от 4–5 до 10 тендеров в месяц.

Время реакции и время ответа на деловое письмо

В целом при среднестатистической рабочей ситуации и в обычном рабочем режиме отвечать на деловое письмо партнера по бизнесу необходимо в течение одного, максимум двух-трех рабочих дней.

Психологически комфортным временем ответа на письмо считается 2–3 часа в рамках одного рабочего дня.

При этом если по каким-либо причинам нет возможности полноценно и развернуто ответить на электронное письмо, например по причине сильной загруженности более важными рабочими вопросами, необходимостью получения дополнительной информации от других структурных подразделений, болезнью или отпуском, необходимо оповестить партнера об этом любым удобным способом.