Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

Проверка текста делового письма перед его отправкой

Как только деловое письмо написано, оно становится черновиком, и его ни в коем случае нельзя отправлять сразу, без проверки.

Письмо должно быть перечитано как минимум один, а лучше пару-тройку раз и лучше вслух для проверки стилистики, логической последовательности, а также грамматики, орфографии и пунктуации. Мельчайшая ошибка, на которую обязательно обратит внимание адресат, может отвлечь его внимание от сути вопроса, испортить впечатление о компании в целом или об уровне профессионализма ее сотрудника.

Если деловое письмо носит официальный характер и адресовано важному для компании партнеру, лучше попросить коллегу или коллег посмотреть документ, что называется, свежим взглядом, не забывая при этом об ответной услуге, когда потребуется аналогичная помощь.

Также перед отправкой электронного письма при помощи функции вложения необходимо прикрепить к нему все приложения, на которые идут ссылки по тексту письма.

Если время позволяет, а возможности показать письмо коллеге нет, рекомендуется дать письму отлежаться, т. е. не отправлять его сразу после написания и проверки, а оставить на полчаса-час. Как показывает опыт, именно после вышеуказанного времени его качественно улучшают.

Грамотно подготовленное и оформленное деловое письмо во много раз увеличивает вероятность положительного разрешения ситуации.

Пример из личной практики авторов. В одной строительной компании все закупки свыше 600 тысяч рублей проводились с помощью использования одного их передовых инструментов закупочной деятельности – электронной торговой площадки B2B, ссылка: https://www.

При проведении каждой закупочной процедуры необходимо было писать различные деловые письма в виде:

– разъяснений по каждому запросу участников;

– решений организатора о выборе победителя тендера с обоснованием этого выбора;

– обоснований отмены той или иной конкурентной процедуры.

Поскольку подобного рода письма являются для каждой компании ее имиджевой составляющей, прежде чем отправлять документы в мир, автор книги, работавшая тогда в компании директором службы закупок и снабжения, лично проверяла каждый черновик каждого делового письма, размещаемого на ЭТП, зачастую исправляя и дополняя его, что давало развернутый ответ поставщикам и подрядчикам, исключая лишние звонки с требованием пояснений.