Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

письмо необходимо начинать с описания ситуации или проблемы, делая это по возможности кратко.

Основная часть

После этого в основной части письма возможно описание подробностей ситуации, проблемы или выявленного. Например, что конкретно сделано, что нет, но начинать письмо лучше всегда с сути дела, излагая его по существу.

Если суть сообщения слишком негативна, а письмо направляется во внешнюю среду, например стороннему контрагенту, то его можно немного смягчить, сформулировав более аккуратно, например: «Настоящим информирую Вас, что работы находятся в приостановленном состоянии, что может явиться причиной срыва сроков сдачи объекта строительства в целом и повлечь за собой негативные последствия».

Заключительная часть

В заключении письма нужно говорить о результате, после чего делать вывод. Например: «Таким образом, по состоянию на 25 октября 2022 г. подрядчиком выполнены работы нулевого цикла в следующем объеме, а именно:

•  разработан технический проект сооружения;

•  подготовлен, дренирован и залит фундамент.

Как выяснилось в ходе переговоров с подрядчиком, сейчас строительство приостановлено из-за проблем с поставкой металлоконструкции, т. к. у завода-изготовителя закончился срок действия лицензии, и он ведет переговоры о ее продлении».

Если закончить письмо на этом, будет казаться, что письмо обрывается на середине, поэтому всегда необходимо делать логический вывод, а именно: «Отставание от графика производства работ чревато срывом сроков сдачи объекта строительства в целом».

Письмо становится более ценным, если адресатом предлагаются дальнейшие, конструктивные шаги по урегулированию ситуации или устранению проблемы с указанием сроков. Например: «Просим Вас в срок до 15.00 часов 28 октября 2022 года согласовать с поставщиком металлоконструкций сроки продления лицензии заводом – изготовителем, а также сроки поставки необходимых материалов на объект.

Пример делового письма из личной практики авторов.

Роман Алексеевич, добрый день!

Настоящим сообщаем, что сегодня, 27 октября 2023 года, Вашей организацией были завершены электромонтажные работы в здании заводоуправления, расположенного по адресу: город Тамбов, ул. Дружинников, дом 21, стр. 1.