Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

Для наглядности, эти недостатки можно представить в довольно широко распространенной форме «рыбьего скелета», на котором каждый источник потерь изображен своей «костью» и местом в общей последовательности, а все недостатки накапливаются и приводят к суммарному снижению эффективности и результативности совещаний (Рис. 1.3).

В целом, рассматривая всю последовательность этапов совещательных процессов, недостатки одного этапа обычно вызывают проблемы на последующих стадиях, а эффективность совещаний, соответственно, начинает падать.

Недостатков у совещаний много, а есть ли достоинства?

Здесь напрашивается ответ по типу, что «участвовать в совещаниях не только вредно, но и полезно». Достоинства, безусловно, есть, и немалые. Такие вопросы, как распределение обязанностей между сотрудниками или координация работ, выработка сложных решений, внутренние коммуникации, преодоление информационного неравенства и другие явно требуют обсуждения. Совещание как раз подходящее место для решения подобных вопросов.

Или взять такую часто встречающуюся ситуацию, когда начальник вынужден разыскивать истоки и виноватых в той или иной проблеме, иногда при сознательном сопротивлении сотрудников, причастных к ней. В поисках истины приходится проводить своего рода следственные действия, служебные расследования, которые дорого обходятся в смысле потерь времени и нагнетания негативной атмосферы в коллективе. Публичное и справедливое рассмотрение вопросов на совещаниях постепенно снимет привычку прятать концы в воду и обеспечит надежный единый источник правды о состоянии дел в компании.

Далее, компания должна совершенствоваться, для чего необходим обмен опытом, обучение, накопление и использование профессиональных знаний. И этот процесс, как систематическая процедура, должен начинаться и поддерживаться с помощью служебных совещаний.

Иногда на повестку дня совещаний выносятся деликатные вопросы управления, расстановки кадров и мотивации персонала, что позволяет прекратить слухи, исключить произвольные толкования и сплетни о позиции руководства в данных вопросах, обеспечить консолидацию и доверие коллектива, превращение его в эффективную команду.

Для многих сотрудников участие в совещании открывает возможность видеть руководителя в действии и учиться у него. Хороший руководитель должен помнить об этом, показывая свои лучшие стороны в плане организованности, знания дела и способности к управлению людьми. А также самому учиться у участников совещаний.