Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства»

В стоимость закупочной функции могут входить следующие расходы (в каждой компании это устанавливается индивидуально):

• ФОТ с учетом налогов и отчислений

• больничные

• страховка сотрудников

• расходы на мобильную связь и интернет

• командировочные расходы

• аренда и ремонт офисных помещений, оборудования и мебели

• расходы на оргтехнику

• расходы на подписные издания и публикации

• расходы на посещение выставок

• аренда автотранспорта

• расходы на обучение, тренинги и курсы повышения квалификации

• консультационные услуги и привлечение внешних экспертов

• расходы на корпоративные мероприятия (Team Building)

• юридические и аудиторские услуги

• банковское обслуживание

• представительские расходы

Существует простая формула по оценке эффективности стоимости функции к управляемому бюджету закупок (для операционной деятельности), за который непосредственно отвечает закупочное подразделение.

Пример:

Управляемый закупочный бюджет – 1,5 млрд. дол. США/год

Стоимость закупочной функции – 10 млн.

Расчет коэффициента эффективности: (10 000 000 / 1 500 000 000) х 100 = 0,67.

Многие консалтинговые компании сходятся во мнении, что, если этот коэффициент менее 1, то затраты на функцию считаются оптимальными, если приближаются к 1, то надо разбираться с целевыми расходами, производительностью (загрузкой) и эффективностью сотрудников. Существуют еще другие методики, но эта самая простая и показательная, на наш взгляд.

2.

В этом разделе, давайте коснемся темы подготовки Тендерного задания (Invitation to Bid, Invitation to tender), его структуры и основных требований к нему. Необходимо отметить, что Тендерное задание на выбор поставщика МТР, отличается от ТЗ (не путайте с техническим заданием) на выбор поставщика Услуг (Работ). Любое Тендерное задание должно содержать три вида требований:

• технические и квалификационные

• коммерческие

• гарантийные

Тендерное задание для МТР

Технические требования, максимально детально описывают предмет потребности в Опросном листе (Request for information, RFI) и содержат следующую информацию:

• подразделение инициатор или наименование проекта;

• наименование и область применения МТР;

• исходные данные, массогабаритные характеристики, чертежи, монтажные схемы;

• основные технические и эксплуатационные характеристики: производительность, среды, исполнение, паспортные параметры, в т.